IT Business Alignment

Die Frage nach dem ‚was‘ im Service-Portfolio

Zu entscheiden, was Inhalt des Service-Portfolios sein soll, ist in den meisten Unternehmen ein fast nicht lösbares Problem. Die Folge davon ist, dass es viel zu lange dauert, bis innovative Lösungen verfügbar gemacht werden. Es geht hier um eine der Hauptursachen dafür, dass die IT oft als wenig agil empfunden wird.

Kommunikation zwischen Fachseiten und IT zu Demands als Herausforderung

Kern des Problems ist, dass keine Stelle im Unternehmen alleine in der Lage ist faktenbasierte Entscheidungen zu treffen:

• Die Fachseiten können den Nutzen einschätzen, den eine Innovation mit sich bringt. Sie kennen aber nicht die Aufwände, die mit einer Implementierung verbunden sind, geschweige denn Auswirkungen auf Security, architektonische Konsequenzen, etc.
• Die IT ist zwar prinzipiell in der Lage den Aufwand und die Konsequenzen von Innovationen einzuschätzen, müsste dazu aber eine Beschreibung der neuen Ideen von den Fachseiten zugeliefert bekommen. Auch den Nutzen kann sie ohne die Fachseiten nicht bestimmen.

Beide Seiten können also alleine keine Kosten-/Nutzen-Betrachtung anstellen und können somit nicht faktenbasiert entscheiden. Der Weg zur Auflösung dieses Knotens wäre die Kommunikation zwischen Fachseiten und IT, doch leider funktioniert diese genau an dieser Stelle schlecht. Abgesehen davon, dass die Kommunikation zwischen Business und IT generell nicht immer einfach ist, wird sie noch zusätzlich durch folgende Punkte erschwert:

• Prioritätensetzungen in der IT betreffen massiv die Interessen von Fachbereichen. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung gewinnt dieser Faktor noch an Bedeutung.
• Oft gibt es keine klaren, allseits akzeptierten Entscheidungskriterien
• Eine Quantifizierung des Nutzens ist für die Fachbereiche oft nicht leicht möglich. Teilweise ist diese auch mit Risiken verbunden, da Zielanpassungen die Folge davon sein könnten.
• Die IT ist für Fachbereiche oft eine Blackbox da der Status von übermittelten Demands nicht permanent transparent ist.

Kommunikationsplattformen als Basis für strategische Entscheidungen in der IT

Gute Erfahrungen macht man in der Praxis mit einer Kommunikationsplattform, auf der die Bedarfe der einzelnen Fachbereiche für alle einsehbar transparent beschrieben und ggf. diskutiert werden können. Wichtig ist, dass die Innovationen bzw. die Ideen zur Verbesserung vorhandener Services mit Nutzenpotentialen hinterlegt werden. Hier reicht es meist nicht aus rein monetäre Dimensionen anzubieten. In der Regel müssen z.B. auch die strategische Bedeutung und Compliance-Aspekte berücksichtigt werden können.

Das von der Conzelmann GmbH angebotene Service-Portfolio-Management-Tool aSPM, unterstützt diese Kommunikation und führt so schnell zu faktenbasierten Entscheidungen:

Neue Ideen und Demands können auf dieser Plattform hinterlegt und diskutiert werden. Von den Fachseiten-Verantwortlichen können zu jedem Vorschlag Nutzenpotentiale (monetär und strategisch) hinterlegt werden, die in die Priorisierung einfließen. Um vorhandene Unsicherheiten transparent zu machen, können die Nutzenpotentiale in Form von Ranges eingegeben werden. Dies setzt natürlich voraus, dass die Business Cases, die auf dieser Basis erstellt werden, mit Unsicherheiten umgehen können. Lesen Sie hier, wie Business Cases ‚unter Unsicherheit‘ erstellt werden können.

Damit der Nutzen von den Fachseiten auch tatsächlich in quantitativer Form angegeben wird, sollte man den Beginn der Prüfung davon abhängig machen. Man hat dann auch einen klaren Messpunkt für die Messung der ‚time-to-Market‘ und keiner kann in Zukunft mehr so leicht behaupten, ‚er habe das doch immer schon so gesagt…‘.

Entscheidend für ein erfolgreiches Business Alignment ist letztendlich eine effektive Kommunikation. Erfolgsfaktoren für die Kommunikation sind:

• Klare Ausrichtung auf ein Ziel und methodische Unterstützung
• Dokumentation
• Transparenz für alle Stakeholder

Wenn diese Faktoren berücksichtigt werden, steht einer erfolgreichen Kommunikation nichts mehr im Wege.