Einführung von Office 365 in einem großen Konzernunternehmen
Überblick
| Aufgabenstellung | Einführung von Cloud-Services (Microsoft Office 365) im Großkonzern zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation sowie zur Kostensenkung bei Einhaltung der Rahmenbedingungen bzgl. Datenschutz, Informationsschutz und Mitbestimmung |
| Laufzeit | 24 Monate |
| Unsere Rolle | Unterstützung der Gesamtprogrammleitung sowie fachliche Unterstützung der Projektleitung für das Aufgabengebiet Datenschutz, Informationsschutz und Mitbestimmung; Übernahme einzelner Programm- und Projektleitungstätigkeiten |
| Ergebnis |
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Ausgangssituation und Problemfelder
In einem großen Konzern bestand das Bestreben, die bestehenden Strukturen der Arbeitswelt (Verfahrens- und Bürokommunikationsplattform) strategisch weiterzuentwickeln. Hierbei galt es für die Mitarbeiter einen modernen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und IT-Kosten für die Bereitstellung von Commodity-Services zu senken.
Aufgabe war somit die substitutive Einführung standardisierter Cloud-Services (Microsoft Office 365)
zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Konzern sowie zur Realisierung von Kostensenkungen:
- Mail: Ablösung der bestehenden Lotus Notes-Infrastruktur durch Outlook/Exchange
- Office: Substitutive Einführung der Microsoft Office Cloud Services für die bestehende Microsoft Office Applikationslandschaft
- Speicher: Einführung neuer Cloud-basierter Speicherlösungen
Vorgehensweise und Lösungen
Für die erfolgreiche Einführung von Microsoft Office 365 in diesem Großkonzern wurde ein Programm zur Schaffung der Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Einführung von Cloud-Services aufgesetzt. Im Scope des Programms war nicht nur die Verhandlung mit dem Cloud-Anbieter sowie die Vorbereitung und Durchführung der Migration, sondern auch die Schaffung der Rahmenbedingungen hinsichtlich Datenschutz, Informationsschutz und Mitbestimmung.
Die Schaffung der Rahmenbedingungen erwies sich lange Zeit als kritischer Pfad im Programm. Aufgrund der Größe und Komplexität des Konzerns waren hierbei viele, oftmals langwierige Abstimmungen erforderlich, bevor belastbare Entscheidungen vorlagen oder Regelungen final abgestimmt waren. Eine Herausforderung bestand auch darin, die internen Prozesse für die zukünftige Geschwindigkeit von Anpassungen seitens des Cloud-Anbieters (Evergreen-Prozess) fit zu machen bzw. zusätzliche Prozesse zu definieren und eine entsprechende Governance für Office 365 im Konzern zu etablieren.
Mit der Einführung standardisierter Cloud-Services wurden nicht nur die bisherigen Office-Produkte ersetzt, sondern ging auch ein Wechsel der E-Mail-Plattform einher. Vor der Migration mussten jedoch zunächst Abhängigkeiten aufgelöst und somit umfangreiche Prüfungen auf Anpassungsbedarf bzgl. Applikationen erfolgen. Neben diesen konzernspezifischen Rahmenbedingungen waren natürlich auch die technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.
Bei den vorbereitenden Maßnahmen aber auch der anschließenden Durchführung der Migration auf Microsoft Office 365 war es besonders wichtig, die jeweiligen Konzernunternehmen frühzeitig einzubinden und abzuholen.
Darüber hinaus war es von großer Bedeutung frühzeitig die Dimension der Einführung von Microsoft Office 365 herauszustellen. Die Einführung von Office 365 ist mehr als nur die Ablösung von Bestandsprodukten durch eine neue Version. Mit einem technisch erfolgreichen Rollout werden insofern nicht alle mit der Einführung von Microsoft Office 365 verbundenen Potentiale gehoben. Erst in Verbindung mit einem Wandel der Arbeitsweisen und einer veränderten Zusammenarbeit entfaltet sich das gesamte Potential.
Im Programm wurde aus diesem Grund frühzeitig ein Projekt zu den Themen Kommunikation und Changemanagement aufgesetzt. Für die Umsetzungsphase wurde erweiternd ein Konzept erarbeitet, wie die jeweiligen Konzernunternehmen beteiligt werden können. In Workshops mit dem Management wurde die Awareness für die oben beschriebene Kopplung zwischen Migration und Change erhöht.
Im Programm-Management liefen diese vielfältigen Handlungsstränge zusammen und wurden entsprechend ausgesteuert. Als Erfolgsfaktoren für die Einführung von Office 365 haben sich folgende Punkte herauskristallisiert:
- Frühzeitige Einbindung des Managements, der relevanten Gremien (Datenschutz, Informationsschutz, Mitbestimmung) sowie der Anwendervertreter (Multiplikatoren)
- Vorbereitung und Begleitung der technischen Einführung durch Kommunikations- und Changemanagement-Maßnahmen
- Programm-Managements bei dem alle Handlungsstränge zusammenlaufen und welches nicht nur auf Management-Ebene für Unterstützung sorgt und den Informationsfluss sicherstellt, sondern auch steuernd eingreift und die jeweils kritischen Pfade nicht nur im Blick hat, sondern auch entsprechende Priorisierungen und ggfs. die Einleitung von Gegenmaßnahmen vornimmt