Eine Drohne liefert ein Paket aus

Organisationsmodelle für die digitale Zukunft

Herausforderung Digitalisierung

Im Zuge der Digitalisierung entstehen vielversprechende, neue Geschäftsfelder. Doch auch die Konkurrenz ist an diesen interessiert. Ob Ihr Unternehmen rechtzeitig auf den Zug der Digitalisierung aufspringt und in den neuen digitalen Geschäftsfeldern Fuß fasst, hängt entscheidend davon ab, wie schnell Sie in der Lage sind zu agieren.

In der traditionellen, hierarchischen Siloorganisation sind diese Anstrengungen meist zum Scheitern verurteilt. Ihre Organisation muss sich flexibel an neue Themenfelder und deren Verknüpfung anpassen. Da die Eroberung von neuen Geschäftsfeldern die Kombination von Know-how aus verschiedenen Bereichen erfordert, muss die Organisation der Zukunft außerdem auf funktionsübergreifende Teams bauen. Außerdem muss sie ein Höchstmaß an Rückkopplung zwischen den Teams enthalten, damit Synergieeffekte zwischen den Teams entstehen können.

Ein Organisationsmodell, das diesen Anforderungen gerecht wird haben wir im Startup-Umfeld entwickelt und erprobt. Es ist beliebig skalierbar und kann auf jedes Unternehmensumfeld angepasst werden. Das Modell basiert auf den Prinzipien von Scrum und Kanban.

Grundlagen des Modells

Die Scrum Vorgehensweise stammt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung. Inzwischen ist Scrum auch im Projektmanagement eine beliebte Methode. Die agile Scrum Methode hat sich deshalb durchgesetzt, weil sie mit minimalem Kostenaufwand auf sich ändernde Anforderungen reagieren kann und in regelmäßigen Abständen funktionierende Teilkomponenten liefert. Durch die Produktion von Teilkomponenten in sogenannten Sprints ist ein Höchstmaß der Rückkopplung möglich. So kann schnell auf sich ändernde Voraussetzungen im Markt reagiert werden. Risiken können minimiert werden.

Es gibt drei Rollen im Scrum Modell:

  • Der Product Owner definiert, was getan werden muss. Seine Anforderungen stehen in priorisierter Reihenfolge in einem so genannten Product Backlog.
  • Die Rolle des Teams ist es zu entscheiden, wie eine Aufgabe zu erledigen ist. Es übernimmt die Zuteilung von Aufgaben in Selbstorganisation und ist verantwortlich dafür zu planen, wie viele Aufgaben aus dem priorisierten Backlog in einem Sprint – also einem fix definierten Zeitrahmen - umgesetzt werden können. Die für einen Sprint geplanten Aufgaben werden in einem Sprint Backlog festgehalten.
  • Der Scrum Master ist der ‚servant leader‘ des Teams. Er hilft bei der Umsetzung der Methode und wirkt Konflikten, die die Erreichung des Sprintziels gefährden, entgegen.

Das Product Backlog, das Sprint Backlog sowie der Status der Aufgaben werden auf einem Board visualisiert. Das Board unterstützt die Abstimmung in den Sprint Meetings, also in den kurzen Daily Scrums, in denen die Arbeit für den Tag koordiniert wird sowie in den Sprint Reviews, Retrospektiven und Planungs-Meetings nach Beendigung und vor Start eines Sprints.

Kanban ist eine Methode aus dem Lean Management, die seit geraumer Zeit auch in der IT große Bedeutung hat. Kanban ermöglicht es bestehende Prozesse kontinuierlich effizienter zu gestalten. Kern von Kanban ist ein „Flow“-Konzept. Ziel ist es Arbeitseinheiten möglichst schnell durch den Prozess zu leiten. Kanban-Prozesse werden nach dem Pull-Prinzip gesteuert, Aufgaben werden also nicht hierarchisch verteilt, sondern von den Teammitgliedern selbstbestimmt übernommen. Zudem gibt es Work-in-Progress (WIP) Limits. Neue Aufgaben können erst in Bearbeitung genommen werden, wenn die Zahl der Einheiten in Bearbeitung das Limit unterschreitet.  Einheiten werden so schneller durch den Prozess geschleust und Probleme können nicht umgangen werden. Im Kanban System wird nicht auf Vorrat produziert. Dadurch müssen Bottlenecks angegangen werden und Arbeitskraft flexibel nach Bedarf im Prozess zugeordnet werden.

Eine Organisationsgestaltung basierend auf der Kombination aus Scrum und Kanban ermöglicht es daher, eine schlanke, agile Organisation zu schaffen, in der Projekte und prozessartige Aufgaben aufeinander abgestimmt sind.

Das unternehmensweit skalierbare Scrumban-Modell

Die Scrumban-Organisation wächst rekursiv ausgehend vom Wurzelknoten der agilen Organisation. Hier verwaltet ein Master Product Owner das Masterboard. Zur schnellen Lieferung von Teilergebnissen steht ihm ein Scrum Team zur Verfügung, das er in Sprint Meetings steuert. Ist das Gesamtvorhaben zu umfangreich, um in diesem Kreis umgesetzt zu werden, so wird ein weiteres Team aufgestellt, das sich einem Teilvorhaben widmet. Die Betreuung und somit die Verantwortlichkeit für das Teilvorhaben wird an eine Person aus dem bisherigen Team übertragen. Dadurch sind zwei unterschiedliche Rollen, die in zwei verschiedenen Teams ausgeübt werden, in einer Person vereint. So ist ein Rückkopplungsmechanismus zwischen beiden Teams integriert. Diese Rückkopplung wird auch durch eine Verlinkung der Boards, auf denen die Vorhaben verwaltet werden, unterstützt. Somit entsteht Wachstum niemals in autonomen Silos. Neue Impulse haben daher eine gewaltige Durchschlagkraft.

Skalierbares Scrumban-Modell
Unternehmensweit skalierbares Scrumban-Modell

Der rekursive Prozess der Übergabe von Themenfelder an ein untergeordnetes Team, wenn die Kapazität eines Teams überschritten wird, kann beliebig fortgesetzt werden. Je nach Charakter des Vorhabens wird entweder ein Kanban oder ein Scrum Team etabliert. So entsteht eine Organisation aus ineinander verschachtelten Teams. Dieses Organisationsmodell ist daher auf beliebige Größenformate ausdehnbar.

Wie Sie Ihre Organisation auf der Basis dieser agilen Mechanismen umgestalten können, zeigen wir Ihnen gerne. Sehen Sie sich unser Angebot im Bereich Organisationberatung an.

Vorteile des Modells

  • Mit dem Modell verankern Sie Agilität in Ihrer Organisation.
  • Das Modell erlaubt eine dynamische Anpassung der Organisation an die jeweilige Unternehmenssituation.
  • Eine agile, integrierte Steuerung von Prozessen und Projekten wird ermöglicht.
  • Das Modell zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Rückkopplung aus.
  • Eine dynamische Planung wird unterstützt. 
  • Das Modell kann nicht nur auf die IT, sondern auch unternehmensweit angewendet werden.