Eine weiße Billardkugel, umgeben von bunten Kugeln,  wird mit der Queue angestoßen.

Agiles Portfoliomanagement und Governance

Wie man durch eine agile Prozessgestaltung der Schatten-IT Einhalt gebieten kann

Vielen IT-Organisationen wird von den Fachseiten attestiert, nicht agil genug zu sein. Die Konsequenz ist oft, dass sich die Fachseiten unkoordiniert aus der Cloud bedienen. Das ist mit hohen Risiken verbunden:

  • Datenschutz und Sicherheit können kaum mehr gewährleistet werden.
  • Eine Integration der Services unterschiedlicher Provider ist teilweise gar nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich.
  • Management-Prozesse (z.B. Incidentmanagement) funktionieren nicht mehr durchgängig.
chaotische Ansammlung von Häusern, unkoordiniert gewachsen

Leider haben die Fachbereiche oft Recht und die IT-Prozesse sind tatsächlich wenig agil. Wenn in der IT über Agilität gesprochen wird, dann meistens nur über 'agile Entwicklung'. Es geht aber um viel mehr, denn es liegt ja nicht nur an den Entwicklungsprozessen, dass die time-to-market zu lang ist.

Gründe für fehlende Agilität in der IT

  1. Keine übergreifende Priorisierung: In vielen Unternehmen ist eine Einigung bzgl. der Prioritäten unterschiedlicher Demands eine echte Herausforderung. In der Praxis erzielt man gute Ergebnisse mit einer transparenten Kommunikation auf Basis einer Kommunikationsplattform zur Diskussion von Demands und Ideen sowie des damit verbundenen Nutzens. Unerlässlich ist jedoch ein übergreifend akzeptierter Bewertungsmaßstab für Wirtschaftlichkeit, Risiken und strategische Relevanz. Wichtig ist es auch, alle relevanten Stakeholder in die Kommunikation einzubinden.

  2. Umsetzungsentscheidungen dauern zu lange: Wenn die Prioritäten durch die Fachseiten gesetzt sind, muss geprüft werden, ob die personellen und finanziellen Mittel für eine Umsetzung vorhanden sind. Erst dann kann über die Umsetzung entschieden werden. Hier werden jedoch oft so hohe Anforderungen an die Genauigkeit von Kosten- und Aufwandsschätzungen gestellt, dass diese nur auf Basis eines Konzepts kalkuliert werden können. Eine agile Vorgehensweise wird dadurch mehr oder weniger verhindert. Besser fährt man in der Praxis, wenn man nicht zu früh versucht Unsicherheiten zu eliminieren. Stattdessen sollte man den Faktor Unsicherheit in den Planungsprozess mit einbeziehen und eine Planung unter Unsicherheit etablieren. Präzise Kosten- und Aufwandsschätzungen zu einem frühen Zeitpunkt führen ohnehin eher zu einer Scheinsicherheit als zu echter Sicherheit.

  3. Ressourcenplanung zu detailliert: Agile Entwicklung und klassisches Projektportfoliomanagement sind unvereinbar. Klassisches Projektportfoliomanagement setzt voraus, dass auf Projektebene geplant ist, wer wann was tut. Daraus wird dann eine übergreifende Ressourcenplanung erstellt und kalkuliert wann z.B. eine kritische Ressource für ein bestimmtes Projekt verfügbar sein müsste. Pläne, die über einen längeren Zeitraum festlegen, wer wann was tut, sind aber genau das, was eine agile Vorgehensweise nicht kennt. Gut funktioniert hier ein Ansatz, der sich auf die Engpassressourcen konzentriert: Man plant in einem bestimmten Zeitfenster (z.B. für einen 3-Monatszeitraum) nur so viele Projekte, wie von den Engpassressourcen bewältigt werden können. Die Engpassressourcen kann man mit Hilfe von Kanban gut feststellen.

  4. Perfektionismus in der Entwicklung: Perfektionismus ist das Gegenteil von Agilität. Der Versuch im ersten Wurf eine perfekte Lösung zu liefern ist der Kern des Wasserfallmodells. Bekanntlich funktioniert das in der Praxis nur sehr selten und Standard sind inzwischen inkrementelle Methoden. Inkrementell entwickeln heißt jedoch entscheiden, was für einen ersten Wurf unerlässlich ist und was nicht. Damit ist man wieder bei dem Punkt Priorisierung, jetzt aber nicht mehr auf Ebene der Demands, sondern auf der Ebene einzelner Anforderungen. Auch hier ist der Erfolgsfaktor wieder die funktionierende Kommunikation mit den Kunden.

So können Sie Ihre IT agiler aufstellen

Unter Berücksichtigung dieser vier Punkte können Sie Ihre IT so agil aufstellen, dass der Vorwurf der mangelnden Agilität Alleingänge der Fachseiten nicht mehr rechtfertigt. Wenn Sie dann noch die Governance-Prozesse schlank aufstellen und auf Wirtschaftlichkeit und wesentliche Risiken fokussieren, so dass diese nicht mehr als bürokratische Hürden empfunden werden, dann haben Sie gewonnen: Die Kontrolle über die IT ist wieder da wo sie hingehört.

Der Nutzen eines agil implementierten Portfoliomanagements für das Unternehmen ist enorm:

  • Es werden Prioritäten im Interesse des gesamten Unternehmens gesetzt.
  • Die IT kann mit den Entwicklungen im Business Schritt halten und Lösungen zur Unterstützung neuer Geschäftsmodelle rechtzeitig liefern.
  • Es werden keine Insellösungen geschaffen, sondern Lösungen, die zu einem großen Ganzen integriert werden können.
  • Sicherheitsaspekte werden an der Stelle im Unternehmen geprüft, wo die dafür notwendige Kompetenz vorhanden ist, nämlich in der IT.

Die Conzelmann GmbH hat mit aSPM ein Service-Paket entwickelt, das eine Implementierung von agilen Portfoliomanagement-Prozessen 'out of the Box' ermöglicht. Zur Beschreibung von aSPM...